1. تعریف سیستم های مدیریت
سیستم های مدیریت چارچوب سازماندهی در بخش سیستم ها و نظام های مدیریتی است که شرکت ها را قادر می سازد تا با بهبود مستمر به اهداف خود دست یابند و آنها را حفظ کنند. یک سیستم مدیریتی برای شناسایی و مدیریت ریسکها براساس مجموعهای سازمانیافته از سیاستها، شیوهها و منابعی طراحی می شود که شرکت را به حداکثر ارزش تجاری هدایت کند.
2. کاربرد سیستم های مدیریت چیست؟
سیستم مدیریت ابزاری کلیدی برای کمک به سادهسازی فرآیندهای کسبوکار شما و ایجاد کارایی است. پیاده سازی سیستم مدیریت مناسب و تایید استانداردهای مناسب برای کسب و کار شما، عملکرد کسب و کار را بهبود می بخشد. همچنین شیوه های ایمن و پایداری را در عملیات های سازمانی شما تعبیه می کند. در سطح عملی نیز، کمک می کند روابط خود را با مشتریان بهبود بخشد و نشان دهنده ی توانایی شما در برآوردن نیازهای مشتریان است.
مزیت استفاده از سیستم های مدیریت
یک سیستم مدیریت موثر به مدیریت و بهینه سازی ریسک ها، بهبود و شفافیت عملکرد و ارتقای مستمر فرهنگ سازمانی می پردازد. اجرای استاندارد سیستم مدیریتی باعث برآورده شدن انتظارات مشتری درمورد کیفیت محصول و شکل گیری اعتماد، می شود. این امر با اتخاذ استانداردهای سیستم مدیریت و دریافت گواهینامه ISO قابل دستیابی است.
اتخاذ استانداردهای سیستم مدیریتی بخش اساسی از استراتژی رشد بسیاری از کسب و کارهاست. این استانداردها با حصول اطمینان از بهبود مستمر عملکرد و افزایش کیفیت محصولات و خدمات، کسب وکار قوی و پایدارتری را برای سازمان تضمین میکند. این به نوبه خود به برآورده کردن انتظارات مشتری و دستیابی به هدف سازمان می انجامد. همچنین شرکت های باهوش از استانداردهای مدیریتی برای به دست آوردن مزیت رقابتی استفاده می کنند.
3. چرا باید یک نظام مدیریت در سازمان پیاده سازی کنید؟
کسبوکارهای پیشرو بیشتر به اهمیت سیستمها و نظام های مدیریتی برای عملکردهای کلیدی کسب وکار پی میبرند. آنها اهمیت استانداردهای مدیریتی را درک میکنند. سیستم های مدیریت ابزار مهمی برای حمایت از سازمان هایی است که به الزامات قانونی و اجرایی در فعالیت های تولیدی، خدماتی و تجاری پایبندند. ضمن اینکه امروزه کسبوکارها با سطوح فزایندهای از پیچیدگی و خطر مواجه هستند که با همهگیری جهانی تشدید شده است.
در نظرسنجی اخیر موسسه حسابداران رسمی آمریکا، 57 درصد پاسخ دهندگان از افزایش حجم و پیچیدگی ریسک در کسب و کار خود خبر داده اند. این پیچیدگی رو به رشد مستلزم رویکرد پیچیده تری مثل سیستم های مدیریتی و استانداردهای مختلف ISO برای مدیریت ریسک است. صدور گواهینامه برای یک یا چند استاندارد ISO میتواند از فرهنگ تفکر مبتنی بر ریسک حمایت کند. این شامل مشارکت و تعهد کل سازمان، بهبود مستمر، مزیت رقابتی و کارایی بیشتر میشود.
4. استانداردهای سیستم های مدیریت
برای ساختاردهی سیستم های مدیریت چندین گزینه در دسترس است. رایج ترین مورد، استانداردهای سازمان بین المللی استاندارد (ISO) هستند. استانداردهای ISO برای کیفیت (ISO9001)، محیط زیست (ISO14001)، بهداشت و ایمنی (OHSAS18001)، تداوم کسبوکار (ISO22301) و ایمنی مواد غذایی (FSSC 22000) هستند که دارای عناصر منسجمی هستند. این استانداردها به سازمانها اجازه میدهد راحتتر همسو شوند. سیستمهای مدیریتی همسو به شرکتها کمک میکند تا به عملکرد بهبودیافتهتر، قابلاعتمادتر و با کیفیت تر دست یابند. همچنین این استانداردها به ارزش تجاری قابل اندازهگیری اضافه می کند.
متداول ترین استانداردها
در زیر لیستی از متداول ترین استانداردهای اتخاذ شده توسط کسب و کارهایی که به دنبال همسویی با بهترین شیوه های بین المللی و تسریع رشد کسب و کار هستند، آورده شده است.
سیستم های مدیریت کیفیت ISO 9001
سیستم مدیریت کیفیت بر اساس اصول ISO 9001 مجموعه ای از فرآیندها و اسناد تجاری است که بر افزایش رضایت مشتری از طریق برآورده کردن نیازهای مشتری تمرکز دارد.
ISO 140014 سیستم مدیریت محیطی
سیستم مدیریت زیست محیطی مجموعه ای از فرآیندها و اسناد تجاری است که شرایط و عواملی را که بر محیط زیست تأثیر میگذارند یا میتوانند تأثیر بگذارند (مثل آب و هوا، زمین، منابع طبیعی، گیاهان و جانوران، انسان و روابط آنها) را کنترل میکند.
ISO 45001 سیستم های مدیریتی ایمنی و بهداشت شغلی
سیستم مدیریت OH&S مجموعه ای از فرآیندها و اسناد تجاری است که شرایط و عواملی را که بر سلامت و ایمنی کارگران، بازدیدکنندگان یا هر شخص دیگری در محل کار تأثیر می گذارد یا می تواند تأثیر بگذارد را کنترل می کند تا از آنها جلوگیری شود.
ISO 27001 سیستم مدیریت امنیت اطلاعات
سازمان ها و سیستم های اطلاعاتی آنها در معرض خطر تهدیدات امنیتی از سوی منابعی از جمله: تقلب، جاسوسی، خرابکاری و علل طبیعی هستند. ISO 27001 سازمان ها را قادر می سازد تا با بهترین شیوه های جهانی برای مدیریت امنیت اطلاعات هماهنگ شوند. این سازمان ها چارچوبی قوی و عملی برای کمک به بهبود امنیت اطلاعات، با تمرکز بر حفظ محرمانه بودن، یکپارچگی و در دسترس بودن اطلاعات، ارائه می دهد.
گواهینامه ها
شرکت ها می توانند برای هر یک از استانداردهای مورد بحث در بالا، گواهی نامه هایی نیز دریافت کنند. گواهینامه ها دارای چندین مزیت است که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نیازهای مشتری یا زنجیره تامین را برآورده کنید.
- استفاده از محرک های خارجی برای حفظ نظم و انضباط فرآیند سیستم های مدیریت. (به عنوان مثال، ارزیابی دوره ای ریسک، مدیریت اسناد، ارزیابی انطباق، ممیزی داخلی، بررسی مدیریت)
- از ارزیابی و توصیه های شخص ثالث استفاده کنید.
- بهبود وضعیت خود با آژانس های نظارتی (مانند USEPA، OSHA، FDA، و برنامه های دولتی).
- نشان دادن و به کارگیری بهترین شیوه صنعتی در صورت بروز حوادث/حوادثی که نیاز به دفاع از شیوه ها دارند.
اما صدور گواهینامه به خودی خود به معنای بهبود عملکرد نیست. ساختار سیستم مدیریت، عملیات و تعهد مدیریت این را تعیین می کند.
5. ایجاد یک سیستم مدیریت موثر و با ارزش
سیستم مدیریت هر شرکت نشان دهنده فرهنگ، چشم انداز و ارزش های منحصر به فرد آن است. برای اینکه سیستم مدیریت، موثر و ارزشمند باشد، باید بر روی این موضوع تمرکز شود که چگونه می توان عملکرد تجاری سازمان را افزایش داد. همچنین این سیستم بایستی ویژگی های زیر را دارا باشد.
- برای افراد در عملیات مفید باشد.
- شهودی و سازماندهی شده به روشی که پرسنل فکر می کنند، باشد.
- انعطاف پذیر باشد و از روش ها و ابزارهای توسعه یافته و مستند شده، استفاده کند.
- از همان ابتدا ارزشمند باشد و به بحرانی ترین ریسک ها و فرآیندها پرداخته شود.
وسیله ای برای هماهنگی بهتر کیفیت عملیاتی، ایمنی و محیط سازمان با کسب و کار باشد.
6. دلایل پیاده سازی سیستم های مدیریت
سیستم مدیریت هر شرکت نشان دهنده فرهنگ، چشم انداز و ارزش های منحصر به فرد آن است. برای اینکه سیستم مدیریت، موثر و ارزشمند باشد، باید بر روی این موضوع متمرکز شود که چگونه می توان عملکرد تجاری سازمان را افزایش داد. همچنین این سیستم بایستی ویژگی های زیر را دارا باشد.
- برای افراد در عملیات مفید باشد.
- شهودی و سازماندهی شده به روشی که پرسنل فکر می کنند، باشد.
- انعطاف پذیر باشد و از روش ها و ابزارهای توسعه یافته و مستند شده، استفاده کند.
- از همان ابتدا ارزشمند باشد و به بحرانی ترین ریسک ها و فرآیندها پرداخته شود.
- وسیله ای برای هماهنگی بهتر کیفیت عملیاتی، ایمنی و محیط سازمان با کسب و کار باشد.
مدیریت ریسک
- شناسایی خطرات احتمالی
- بهبود اولویت ها، اندازهگیری و گزارشدهی
- ایجاد فرصت عالی برای شناسایی، به اشتراک گذاشتن و یادگیری بهترین شیوه ها و در عین حال تشخیص تفاوت های عملیاتی.
حفاظت از کارکنان و پرسنل
- سیستم های مدیریت از کارکنان، پرسنل و محیط زیست با رویه های مشخص محافظت می کند.
تضمین انطباق
- بهبود و حفظ انطباق با مقررات
ارزش تجاری
- بهبود مستمر کیفیت، عملکرد زیست محیطی و ایمنی در سراسر سازمان.
- کاهش هزینه های حادثه و بدهی های تعهدی.
- حفاظت از دارایی ها.
قابلیت اطمینان
- اطمینان حاصل کند که فرآیندها و روشهایی وجود دارند که مستند شدهاند و به طور مداوم اعمال میشوند.
- کاهش تنوع در فرآیندها و عملکرد.
تعهد شغلی
- به کارمندان کمک کند تا نسخههای فعلی همه رویهها و اسناد را پیدا کرده و استفاده کند.
- یک مرجع آماده برای مدیریت میدانی ساختار رویه های مکان خاص، ارائه کند.
7. ممیزی برای انطباق مداوم
- انطباق قابل اعتماد و مؤثر، معمولاً نتیجه اجرای مداوم و قابل اعتماد یک سیستم مدیریت است. انجام ممیزی های دوره ای روشی عملی برای آزمایش بلوغ و اثربخشی پیاده سازی سیستم های مدیریت است. یکی از مزایای ممیزی این است که به شناسایی شکاف ها کمک می کند تا بتوان اقدامات اصلاحی و یا پیشگیرانه انجام داد. سپس از طریق سیستم مدیریت، پایداری و بهبود ایجاد کرد.
- ممیزی به شرکت ها در ابتکارات بهبود مستمر کمک می کند. برنامه های حسابرسی توسعه یافته به اندازه گیری نتایج در طول زمان کمک می کند. برای دستیابی به بهترین ارزش، ممیزی ها باید بر یافتن الگوهایی تأکید کند که فرصت یادگیری و بهبود مستمر ایجاد می کند.
8. طرح اجرای 8 مرحله ای پیاده سازی سیستم های مدیریت
هنگامی که استانداردهای مناسب را برای سازمان خود اتخاذ کردید، یک رویکرد ساختاریافته و سیستماتیک را برای پیاده سازی سیستم های مدیریت خود دنبال کنید. این شامل تدوین اسناد برای برآورده کردن الزامات کسب و کار و استانداردها، آموزش کارکنان و پیادهسازی سیستمها در کسبوکار، انجام ممیزی داخلی و جلسات بررسی مدیریت است. سیستم مدیریتی مؤثر بر عملکرد سازمان تمرکز میکند. جایی که اولویتها و اهداف کلیدی مشخصند و سیستم فرآیندهای تجاری را تسهیل میکند.
راهنمای 8 مرحله ای کمک به فرآیند سیستم های مدیریت
در زیر یک راهنمای 8 مرحله ای برای کمک به این فرآیند آورده شده است:
- آگاهی و آموزش ارائه دهید.
- اهداف استراتژیک خود را تعریف کنید.
- فرآیندهای طراحی و مستندسازی دقیقی پیاده سازی کنید.
- فرآیندهای جدید را اجرا و ارزیابی کنید.
- تجزیه و تحلیل شکاف و انحراف از معیار انجام دهید.
- اقدامات اصلاحی را به هر شکافی که در مرحله قبل شناسایی شده اختصاص دهید.
- ممیزی صدور گواهینامه را از طریق سازمان صدور گواهینامه انتخابی خود، برنامه ریزی و تکمیل کنید.
- به طور مداوم اندازه گیری، نظارت و بررسی کنید.
دیدگاهتان را بنویسید